Om Ärendekö

Ärendekö är en unik lösning som säkrar att ni inte missar några inkommande samtal. Köhanteringstjänsten gör det enklare för verksamheter med inkommande telefoni att hantera köer, samordna och schemalägga samtal, automatisera tidsbokningar samt ge möjlighet till videomöten.  Med lösningen skapar ni både nöjdare kunder och färre missade affärer. Funktionen går att applicera på dem flesta verksamheter t.ex. sälj eller supportfunktioner. Men den gemensamma nämnaren är verksamheter som inte vill ge avkall på sin servicenivå.

  • Unik integration med Microsoft Teams

  • Pushnotiser av ärenden & leads

  • Information om referens/kund/personnummer

  • Se ansvarig avdelning & grupp

  • Ring eller skicka SMS

  • Se vem som hanterat ärendet

  • Visuell röstbrevlåda kopplat till ärende

  • Statistik och status på ärenden

Ärendekö gör arbetet effektivt

Genom att aktivera Ärendekö i VoiceGo kan receptionen, sjukvårdspersonal eller en
supportavdelningen få avlastning från ett högt samtalstryck. Ärendekö är talsvarsbaserat och tar
hand om samtalen, den som ringer in kan välja ärende och en tid då denne vill bli uppringd.

Samtalen samlas i en ärendelista i ett webbgränssnitt alternativt i softphoneklienten eller direkt inne i MS Teams där användaren enkelt kan välja och sortera ärenden samt sedan ringa upp i turordning.

Eftersom man överskådligt kan se ärende den inringande har valt kan man även ge de snabbare och bättre service genom att koppla till rätt användare eller grupp från början. Den som är administratör för systemet kan även skapa uppringningsschema för användarna samt sätta parametrar som styr eventuell tidsbokning.

Funktioner och användning

När den inringande har lämnat sitt person-, referens- eller kundnummer och vad ärendet gäller, försöker systemet hitta en passande återuppringningstid. Tiderna som erbjuds baseras på verksamhetens tillgänglighet samt andra inställningar. Ett exempel på en sådan inställning är ’Beräknad tid per ärende’. På bilden nedan är återuppringningstiden satt till 8 minuter som beräknad tid per ärende. Detta betyder att vi kan ta emot max 60 återuppringningsärenden, varje förmiddag, under kategorin ”Support” med två aktiva agenter som får en angiven tillbakauppringningstid.

Man kan även nyttja ärendekö utan att ge den inringande möjlighet att välja ledig tid. Då informeras kunderna att de kommer att bli uppringda så snart som möjligt. Ett suveränt verktyg att nyttja när ingen är på plats eller när företaget har stängt. VoiceGo informerar öppettiderna samt fångar upp det inringande numret samt vilken avdelning/ärende det gäller och skickar ut pushnotis till rätt användare att det finns ett nytt ärende att hantera. Går även bra att skapa en ticket som skickas via mail till kundens egna ticketsystem.

Automatisk Call Back

Inringande behåller sin köplats och rings upp automatiskt i turordning. Systemet ringer automatiskt
tillbaka så snart en handläggare blir ledig.

Managerad Call Back

Inringande erbjuds personligare service vid återuppringning. Inringande personer får möjlighet att
knappa in sitt telefonnummer eller spela in ett meddelande. Ni får information om vilken tidpunkt
personen ringde, från vilket nummer samt vilket nummer återkoppling önskas på när rätt handläggare är tillgänglig.

Samtalen hamnar i en lista som kan bearbetas i turordning av önskad personal. Listan finns tillgänglig
via ett webbgränssnitt, softphoneklient samt mobilapp och kan bearbetas av olika personer och från olika platser i världen.

Vill du veta mer eller testa gratis?

Kontakta oss så hjälper vi dig kostnadsfritt att komma igång!

Prova Gratis
Begär offert